강사 일정과 수업 정원을 한 화면에서 관리하기

강사 네 명이 일하는 한 필라테스 원장님은 일정을 세 군데에서 보고 계셨어요. 강사 근무표는 엑셀에, 수업 시간표는 벽에 붙인 종이에, 예약은 카톡에요. 어느 날 한 강사님이 휴가를 냈는데, 근무표만 고치고 시간표는 그대로였어요. 그 시간에 예약한 회원 세 분이 오셨다가 돌아가셨어요.

이런 일은 누가 실수해서가 아니라 같은 정보가 여러 곳에 있어서 생겨요. 한 곳을 고치면 다른 곳도 고쳐야 하는데, 바쁜 날에는 꼭 하나를 놓치게 돼요.

핵심은 강사, 수업 시간, 정원, 예약 수를 주간 시간표 한 장에 모으는 거예요. 수업 하나에 강사와 정원이 붙어 있으면, 강사를 바꾸거나 수업을 닫을 때 예약한 회원까지 한 번에 따라와요. 원장님은 그 한 장만 보면 돼요.

수업 하나에 붙어야 할 정보

시간표의 칸 하나가 곧 수업 하나예요. 그 칸에는 아래 정보가 함께 보여야 해요.

• 수업 이름과 시간
• 담당 강사
• 정원과 현재 예약 수 (예: 4/6)
• 대기 인원이 있으면 그 수

칸을 누르면 예약한 회원 이름이 나오고, 거기서 출석 체크까지 할 수 있으면 원장님이 화면을 옮겨 다닐 일이 거의 없어요. 강사별로 색을 다르게 하면 한 주에 누가 얼마나 수업하는지도 바로 보여요.

휴대폰으로 볼 때는 한 주 전체 대신 하루씩 넘겨 보는 화면이 편해요. 원장님은 보통 수업 사이 쉬는 시간에 휴대폰으로 확인하시거든요. 같은 정보를 컴퓨터에서는 주간으로, 휴대폰에서는 하루 단위로 보여 주면 어디서든 같은 시간표를 보게 돼요. 만들 때 두 화면을 따로 만드는 게 아니라 같은 내용을 크기에 맞춰 다르게 펼치는 거라 일이 크게 늘지도 않아요.

반복 수업은 한 번 만들고 복사해요

대부분의 수업은 매주 같은 요일, 같은 시간에 열려요. 그래서 수업을 매번 새로 만들게 하면 원장님 일이 오히려 늘어요. 저는 이렇게 나눠서 만들어요.

「이번 주만」과 「앞으로 계속」을 구분하는 게 가장 중요해요. 이 둘이 섞이면 한 주만 바꾸려다 몇 달 치 시간표가 바뀌는 일이 생겨요. 수정할 때마다 어느 쪽인지 묻는 확인 창 하나면 충분해요.

강사 교체와 휴강은 예약까지 따라오게

강사 휴가처럼 일정이 바뀔 때는 두 가지 중 하나를 고르게 해요.

1. 대타 강사로 바꾸기. 수업은 그대로 두고 강사 이름만 바뀌어요. 예약한 회원의 내 예약 화면에도 바뀐 강사가 보여요.
2. 휴강하기. 수업을 닫으면 예약한 회원 모두 취소되고 횟수가 돌아와요. 원장님 화면에는 연락드려야 할 회원 목록이 바로 떠요.

어느 쪽이든 원장님이 회원을 한 명씩 찾아다닐 필요가 없게 만드는 게 목적이에요. 앞의 이야기처럼 회원이 헛걸음하는 일은 여기서 막혀요.

정원은 기구 수부터 정해요

기구 필라테스는 정원이 곧 기구 수예요. 리포머가 여섯 대인 방에서 정원을 일곱으로 잡으면 안 되죠. 방이 두 개라면 방마다 기구 수를 먼저 입력해 두고, 수업을 만들 때 방을 고르면 정원 상한이 자동으로 정해지게 하면 실수가 줄어요.

강사, 방, 기구 수 같은 기본 정보를 만들기 전에 정리해 두면 첫 버전 범위가 분명해지고 화면 시안도 한 번에 맞춰져요. 그만큼 오픈이 빨라져요.

자주 묻는 질문

강사님도 자기 일정을 볼 수 있게 할 수 있나요?

강사 계정을 따로 두면 자기 수업과 예약 회원만 보게 할 수 있어요. 첫 버전에서는 보기와 출석 체크 정도만 열어 두고, 시간표 수정은 원장님만 하게 하는 편이 안전해요.

대기 예약 기능은 처음부터 넣어야 하나요?

인기 시간대가 자주 마감되는 곳이라면 넣는 게 좋아요. 취소가 생기면 대기 첫 번째 회원에게 자리가 넘어가게 만들어요. 마감이 드문 곳이라면 나중에 더해도 괜찮아요.

그룹 수업과 개인 레슨 일정을 같은 시간표에 넣을 수 있나요?

넣을 수 있어요. 개인 레슨은 정원 한 명인 수업으로 보고 같은 시간표에 두면, 강사님 일정이 겹치는지도 한눈에 보여요. 색이나 표시로 구분해 두면 헷갈리지 않아요.