횟수권·기간권을 웹앱으로 관리하는 법

한 요가 원장님은 회원 이용권을 엑셀 한 장으로 관리하고 계셨어요. 칸마다 남은 횟수가 적혀 있고, 옆에는 메모가 빽빽했어요. 「여행으로 2주 멈춤」, 「한 번 서비스로 추가」, 「친구에게 3회 양도」 같은 메모요. 웹앱으로 옮기자고 했더니 원장님이 먼저 걱정하셨어요. 「이런 예외를 기계가 다 알아들을 수 있을까요?」

다 알아들을 필요는 없어요. 기본 규칙을 단단하게 정해 두고, 예외는 원장님이 직접 고칠 수 있게 길을 열어 두면 돼요. 이용권 관리가 꼬이는 건 대부분 예외 때문이 아니라 기본 규칙이 정해지지 않아서예요.

핵심은 이용권마다 「언제부터 세는지, 언제 차감하는지, 언제 끝나는지」 세 가지를 먼저 정하는 거예요. 이 세 가지만 정해지면 횟수권과 기간권 모두 웹앱이 알아서 계산해요. 나머지 예외는 원장님 화면의 수정 버튼 하나로 처리하면 충분해요.

횟수권과 기간권, 무엇이 다른가요

둘은 비슷해 보여도 웹앱이 확인하는 것이 달라요. 표로 나눠 보면 정할 것이 분명해져요.

기간권이라도 「주 2회까지」처럼 횟수 제한을 함께 두는 곳이 많아요. 이런 경우는 둘을 섞은 이용권으로 보고, 한 주에 몇 번까지인지만 따로 정하면 돼요.

먼저 정할 세 가지 규칙

1. 시작일. 결제한 날부터인가요, 첫 수업 날부터인가요? 첫 수업 날부터 세면 회원은 좋아하지만, 등록만 하고 안 오는 분의 기간이 끝나지 않을 수 있어요. 그래서 「첫 수업일 또는 등록 후 일주일 중 빠른 날」처럼 정하기도 해요.
2. 차감 시점. 예약할 때 빼나요, 출석할 때 빼나요? 예약할 때 빼면 남은 횟수가 늘 정확해요. 출석할 때 빼면 원장님이 매 수업 출석 체크를 꼭 해야 해요.
3. 끝나는 날. 횟수권에도 유효기간을 두나요? 두지 않으면 몇 년 전 이용권이 계속 남아 있게 돼요.

저는 이 세 가지를 이용권 종류마다 한 줄씩 적어 달라고 부탁드려요. 적다 보면 원장님 스스로도 「아, 지금까지 이건 그때그때 달랐구나」 하고 발견하시는 경우가 많아요.

예외는 원장님 손에 맡겨요

일시정지, 서비스 추가, 양도 같은 예외를 모두 자동 규칙으로 만들려고 하면 화면도 복잡해지고 만드는 기간도 길어져요. 첫 버전에서는 원장님 화면에 이 정도만 두면 대부분 해결돼요.

• 남은 횟수 직접 고치기 (사유 한 줄 적기)
• 끝나는 날짜 직접 미루기 (사유 한 줄 적기)
• 고친 기록이 회원별로 남는 이력

사유와 이력이 남으면 나중에 회원이 「제가 왜 한 번 줄었죠?」라고 물어도 바로 답할 수 있어요. 엑셀 메모가 하던 일을 웹앱이 대신 기억해 주는 셈이에요.

회원에게는 숫자 두 개만 크게

회원이 이용권 화면에서 알고 싶은 건 「몇 번 남았는지」와 「언제까지인지」 두 가지예요. 이 두 숫자를 가장 크게 보여 주고, 지난 이용 내역은 아래에 작게 두면 돼요. 끝나는 날이 가까워지면 그 숫자 색만 바꿔 줘도 재등록 문의가 자연스럽게 들어와요.

요가 원장님의 엑셀 메모도 결국 대부분 「수정 버튼」과 「사유 한 줄」로 옮겨졌어요. 이렇게 이용권 규칙을 만들기 전에 먼저 정하고 화면 시안으로 확인해 두면, 첫 버전을 훨씬 빨리 열 수 있어요.

자주 묻는 질문

회원권 일시정지 기능은 첫 버전에 꼭 필요한가요?

꼭 자동 기능일 필요는 없어요. 원장님이 끝나는 날짜를 직접 미루는 버튼만 있어도 대부분 해결돼요. 일시정지 요청이 아주 잦은 곳이라면 그때 회원이 직접 신청하는 화면을 더하면 돼요.

예약할 때 차감하는 게 좋을까요, 출석할 때 차감하는 게 좋을까요?

정원이 적은 소그룹 수업이라면 예약할 때 빼는 쪽이 관리가 쉬워요. 남은 횟수가 늘 정확하고 출석 체크를 놓쳐도 계산이 틀리지 않거든요. 대신 취소하면 횟수를 돌려주는 규칙을 함께 정해야 해요.

지금 엑셀에 있는 이용권 정보도 옮길 수 있나요?

회원 이름, 연락처, 이용권 종류, 남은 횟수, 끝나는 날이 칸별로 정리돼 있으면 한 번에 옮길 수 있어요. 메모 칸에 섞여 있는 예외는 옮기기 전에 원장님과 같이 한 번 정리해요.