사장님이 매일 쓰는 관리 화면 줄이기

한 요가 스튜디오 사장님은 예약 프로그램 관리 화면을 열 때마다 한숨부터 쉬셨대요. 메뉴가 열몇 개였거든요. 수강생 관리, 수업 관리, 이용권, 매출, 공지, 쿠폰, 통계, 설정까지. 그런데 사장님이 매일 하는 일은 딱 세 가지였어요. 오늘 누가 오는지 보고, 취소를 확인하고, 이용권이 끝나 가는 분께 연락하는 것.

그 세 가지를 하려고 매일 메뉴 네 곳을 돌아다니고 계셨어요. 바빠서 한 곳을 빠뜨리면 다음 날 수강생이 「제 예약이 왜 없어요?」하고 물어 오셨고요.

핵심은 관리 화면을 기능별로 나누지 말고, 사장님이 매일 하는 일 순서대로 첫 화면에 모으는 거예요. 자주 하지 않는 일은 안쪽 메뉴로 보내도 괜찮아요. 매일 여는 첫 화면이 가벼워지면 놓치는 일이 확 줄어요.

하루 일과를 먼저 적어 봐요

관리 화면을 줄이기 전에 사장님의 하루를 시간 순서대로 적어 봐요. 머릿속으로 생각하면 다 중요해 보이지만, 적어 보면 매일 하는 일과 가끔 하는 일이 확실히 나뉘어요.

이렇게 나눠 보면 첫 화면에 둘 건 생각보다 적어요. 나머지는 지워지는 게 아니라 자리만 옮기는 거예요.

첫 화면은 오늘 할 일 목록처럼

첫 화면은 숫자 대시보드보다 「오늘 할 일 목록」처럼 보이는 게 좋아요. 그래프는 보기엔 멋있지만 아침에 바로 해야 할 일을 알려 주지는 않거든요. 저는 이런 순서로 구성하는 걸 좋아해요.

1. 오늘 수업과 예약자 명단. 시간순으로, 이름 옆에서 바로 출석 체크
2. 확인이 필요한 것. 새 취소, 대기자 자리 생김, 결제가 안 끝난 예약
3. 곧 끝나는 이용권. 남은 횟수나 날짜가 적은 수강생 목록과 연락 버튼

확인할 게 없으면 「오늘 확인할 일이 없어요」라고 보여 주세요. 아무것도 없다는 걸 확실히 알려 주는 것도 사장님 마음을 편하게 해 줘요.

휴대폰으로 열 수 있어야 해요

가게 사장님은 컴퓨터 앞에 오래 앉아 있지 않아요. 수업 사이 쉬는 시간에, 출근길에 휴대폰으로 관리 화면을 열어요. 그래서 적어도 첫 화면의 할 일은 휴대폰에서 손가락 하나로 끝나야 해요.

반대로 매출 정리처럼 표가 큰 화면은 컴퓨터에서 해도 괜찮아요. 모든 화면을 휴대폰에 맞추려 애쓰기보다, 매일 하는 일만 휴대폰에 맞추는 게 현실적이에요.

메뉴를 줄일 때 조심할 점

• 가끔 하는 일을 아예 없애지 않아요. 찾기 어렵게 숨기면 결국 전화로 물어보게 돼요. 설정 안에라도 이름을 분명히 붙여 두세요.
• 같은 일을 두 곳에서 하지 않게 해요. 출석 체크가 두 화면에 있으면 어느 쪽이 맞는지 헷갈려요.
• 강사님이 함께 쓴다면 보이는 메뉴를 나눠요. 강사님은 자기 수업만 보이면 충분한 경우가 많아요.

관리 화면은 만들고 나서 줄이는 것보다 처음부터 하루 일과에 맞춰 그리는 게 훨씬 쉬워요. 첫 버전 범위를 정할 때 관리 화면 시안도 함께 보고 정하면, 만드는 기간도 줄고 오픈 날부터 바로 손에 익어요.

자주 묻는 질문

예약 프로그램 관리 화면에 통계는 꼭 있어야 하나요?

첫 버전에는 없어도 괜찮은 경우가 많아요. 예약 기록만 잘 쌓이면 통계는 나중에 그 기록으로 만들 수 있거든요. 먼저 매일 하는 일이 편해지는 게 중요해요.

강사님과 사장님 화면을 따로 만들어야 하나요?

화면을 따로 만들기보다 같은 화면에서 보이는 메뉴만 다르게 하는 경우가 많아요. 강사님은 자기 수업과 출석만, 사장님은 매출까지 보는 식이에요. 처음부터 누가 무엇을 보는지 정해 두면 나중에 고치기 쉬워요.

이미 쓰는 관리 화면이 복잡한데 줄일 수 있나요?

대부분 줄일 수 있어요. 일주일 동안 실제로 누른 메뉴를 적어 보면 자주 쓰는 곳이 금방 보여요. 그 메뉴들을 첫 화면으로 모으는 것부터 시작하면 돼요.